نظراً للتوجهات الحالية نحو الحكومة الإلكترونية و انطلاقاً من تلبية الحاجات الأساسية للهيئة كان لابد من إنجاز مشروع أتمتة للأعمال الإدارية و المالية في الهيئة لما للمشروع من فوائد كثيرة.
و الأتمتة الإدارية بالتعريف: هي عملية استخدام نظم الحواسب وشبكاتها في انجاز الأعمال المكتبية اليومية والدورية في المؤسسات ذات الطابع الإداري أو الإنتاجي أو المالي أو الخدمي وهي تحتاج إلى عدة شروط ومتطلبات للمؤسسة أهمها :
- تحديد الأعمال الواجب أتمتتها وأولويات عمليات الأتمتة فيها
- إجراء توصيف دقيق للأعمال والإجراءات القائمة
- تخصيص الموارد المالية اللازمة لمشروعات الأتمتة
- توفير شبكة اتصالات رقمية حديثة كافية لدعم الأتمتة الإدارية
أهداف الأتمتة الإدارية
• تخفيض تكاليف الإنتاج
• رفع جودة العمل الإداري
• تسريع العمل الإداري
• دعم اتخاذ القرار
• رفع سوية التخطيط الإداري
• تحسين الخدمات المقدمة للمواطنين والمتعاملين
محاسن ومزايا الأتمتة الإدارية
• توصيف الإعمال بشكل أفضل
• التخفيف من ظاهرة الفساد الإداري
• الاستغناء عن المراسلين
• تسريع الإجراءات الإدارية
• زيادة قدرة المدير على اتخاذ قرار عقلاني رشيد
• القضاء على الإهمال واللامبالاة والتراخي الإداري
قامت الهيئة بتنفيذ مشروع لأتمتة الأعمال الإدارية والمالية يتكون من عدة أنظمة هي:
- نظام محاسبة الإدارة
- نظام الرواتب و الأجور (تم مؤخراً اعتماد نظام رواتب حديث ومتطور)
- نظام المستودعات
- نظام العقود و إدارة المشتريات
- نظام التأهيل و التدريب
- نظام الديوان العام و الدواوين الفرعية في المديريات.
- نظام مراقبة الدوام
- نظام محاسبة الآليات.
يحكم هذه الأنظمة نظام حماية وصلاحيات بحيث كل قسم يدخل للبرامج التي يعمل عليها.
وتم بناء شبكة محلية داخلية (LAN) لمبنى الهيئة الكائن بالديماس ووضع هذه الأنظمة على السيرفرات الخاصة بالهيئة.
أصبحت عملية الأتمتة ضرورية لما لها من فوائد تتلخص بسرعة إنجاز الأعمال المكتبية ومعالجة سريعة للبيانات وإعطاء صورة واضحة للمدير عن أي موضوع يريد الاستفسار عنه بطريقة تؤهله لاتخاذ قرار معين.
